Wettelijke verplichtingen bij de opstart van je webshop

24/09/17 Een webshop is buiten een (relatief goedkoop) verkoopkanaal ook het visitekaartje van je onderneming. Hij dient oa vlot bereikbaar, gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk te zijn. Bovendien krijg je te maken met een aantal wettelijke verplichtingen waarvan we in dit artikel nog eens kort de basisprincipes bundelen.

Informatieplicht

Het opstarten van een webshop brengt een aantal verplichtingen met zich mee, niet in het minst omdat de wetgever een verzwaarde informatieplicht aan de verkoper heeft opgelegd met als doel de consument voldoende te informeren.

De webshop moet duidelijk de identiteit van de verkoper vermelden. Zo moeten de volledige naam, het adres, het btw-nummer evenals een e-mailadres en telefoonnummer op de site worden vermeld. Gebeurt de uitbating via een vennootschap, dan moet u ook de vennootschapsvorm en bevoegde rechtbank (RPR…) opgeven. Dit alles lijkt evident doch vaak moet je vaststellen dat zelfs deze informatie al ontbreekt. Buiten de wettelijke verplichting om deze gegevens op te nemen op je site, is een duidelijke vermelding van je contactgegevens trouwens de eerste stap om vertrouwen te wekken bij je toekomstige klant en deze te overtuigen bij jou te kopen.

E-commerce is onderworpen aan de wetgeving van de “verkoop op afstand” waardoor de consument voor de bestelling informatie moet krijgen over het product, de voornaamste kenmerken, de prijs (belastingen inbegrepen), de leveringskosten, de levering (al dan niet in voorraad), de wijze van betaling, de leveringstermijn (max 30 dagen), de modaliteiten voor de terugname van het product, de geldigheid van een aanbod of prijs, de retourkost, de wettelijke garantie en het beleid inzake klachtenbehandeling. Ingeval van diensten vermeld je ook de (minimum)duur van de overeenkomst en desgevallend de voorwaarden om de overeenkomst op te zeggen indien het een overeenkomst van onbepaalde duur of met stilzwijgende verlenging betreft.

Alle informatie moet in duidelijke en begrijpelijke taal worden weergegeven op de pagina van het product zelf of via een duidelijke verwijzing naar de algemene verkoopsvoorwaarden die de consument (voorafgaandelijk aan de bestelling) uitdrukkelijk moet aanvaarden en kan bewaren. Tijdens de bestelprocedure moet informatie gegeven worden over de taal van de verkoopovereenkomst, moet er een overzicht zijn van het verloop van de procedure en moet de consument kunnen aangeven of hij invoerfouten heeft gemaakt en gevraagd worden deze te corrigeren voor de definitieve bestelling. De consument moet aan het begin van de bestelprocedure weten of er leveringsbeperkingen gelden (bv. regio) en vlak na de effectieve bestelling er op gewezen worden dat er vanaf dat moment een betalingsverplichting is. Na de bestelling moet de klant een bevestiging van zijn aankoop ontvangen, ten laatste op de dag van de bestelling (bijvoorbeeld via e-mail). De bevestiging moet wederom alle relevante informatie omtrent de bestelling bevatten.

Herroepingsrecht

De consument heeft bij e-commerce het recht binnen een termijn van 14 kalenderdagen af te zien van de aankoop en dit kosteloos zonder opgave van reden. Een schriftelijke mededeling volstaat. De verkoper heeft de verplichting de consument hierop te wijzen door het recht op verzaking te vermelden op het betalingsbewijs, apart van de verkoopsvoorwaarden. De verkoper moet ook een modelformulier voor herroeping bijvoegen. Je kan wel voorzien dat de klant de retourkosten zal moeten dragen. Indien de consument geen herroepingsrecht heeft op basis van de wet (bv. bij snel bederfbare consumptiegoederen, dringende herstellingswerken, verzegelde programmatuur,…) moet je dit duidelijk vermelden, of eventueel de omstandigheden waarin de klant dit recht verliest (opening verpakking,…). Bij de verkoop van goederen begint de herroepingstermijn te lopen vanaf het moment dat de goederen fysiek in het bezit van de cliënt zijn, bij diensten is dit de dag waarop de overeenkomst wordt afgesloten. Indien de consument wenst dat de levering van diensten start voor het einde van de herroepingstermijn, moet je eisen dat de consument daar uitdrukkelijk om verzoekt.

Aansprakelijkheid en privacy

Naast een informatieplicht is ook een “Disclaimer” en “Privacy Clausule” op de website een noodzaak.

Met een “Disclaimer” probeer je de juridische risico’s rondom je website in te dekken. Het is een bescherming voor de webshop en beperkt de aansprakelijkheid tegenover derden (bv. in geval van typfouten, onbereikbaarheid van de site,…)

Een “Privacy Clausule” moet de consument op een ondubbelzinnige, heldere en begrijpbare wijze informeren over het gebruik van zijn gegevens. De consument moet weten hoe zijn persoonsgegevens verwerkt worden en wie de verantwoordelijke is voor de verwerking (contactgegevens). Daarnaast moet hij ook het doel waarvoor de gegevens verwerkt worden kennen. Een privacy clausule moet de vermelding bevatten dat men het recht heeft zijn gegevens in te kijken en te verbeteren en de procedure om dit te doen. Enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het aangekondigde doel te bereiken mogen worden verzameld. De verwerking van deze gegevens moet ook worden gemeld bij de Privacy Commissie.

Gebruik van cookies

Cookies hebben als doel bepaalde gegevens van websitebezoekers te bewaren om de klantenervaring bij een volgend bezoek te verbeteren. Soms wordt die informatie doorgespeeld aan derden (Third Party Cookies). Om de consument te beschermen moet hij bij zijn bezoek expliciet de keuze krijgen om al dan niet third party cookies te aanvaarden en zich al dan niet akkoord te verklaren dat gegevens aan derden worden doorgestuurd. Opgelet, de interpretatie van de betreffende “Telecomwet” is in België nog niet helemaal eenduidig. Wanneer een consument persoonsgegevens verstrekt dien je trouwens voldoende maatregelen te nemen die een veilige overdracht van die gegevens mogelijk maakt (dit kan oa bewerkstelligd worden door een SSL-Certificaat).

Geen aangevinkte opties

Als je de klant vraagt om bv. de algemene voorwaarden goed te keuren, toestemming om cookies te gebruiken of e-mails te mogen sturen naar de klant (bv. reclame) en u doet dit met een vraag om een vakje aan te vinken, dan mag het vakje niet op voorhand aangevinkt zijn. De consument moet steeds bewust zijn toestemming kunnen geven en moet het vakje zelf kunnen aanvinken. Een standaard aangevinkt vakje is niet toegelaten. Dat het vakje kan afgevinkt worden speelt hierin geen rol.

Fiscaal

Btw bij verkoop in België

Bij de verkoop van diensten en goederen met levering in België is steeds de Belgische btw-wetgeving die van toepassing is. U rekent bijgevolg gewoon Belgische btw aan op uw factuur.

Verkoop aan particulieren buiten België

Volgens het algemeen principe is de Belgische btw van toepassing. Indien de verkopen in een bepaalde lidstaat echter een bepaalde drempel overschrijden, wordt de btw-wetgeving van die lidstaat van toepassing. Dit betekent dat de verkoper voor de rest van het kalenderjaar en het volgende kalenderjaar btw van de lidstaat van de afnemer moet aanrekenen. Het gevolg is verplichte registratie als btw-plichtige in het betreffende land om aldaar de btw te betalen. In onze vier buurlanden is deze drempel gelijk aan 100.000 EUR. Wanneer de verkopen aan particulieren in een kalenderjaar in een bepaald buurland het bedrag van 100.000 EUR overschrijden, is de registratie voor btw-doeleinden verplicht. De drempels in andere lidstaten kunnen lager liggen.

Er is hierop wel een uitzondering voor bedrijven actief in telecommunicatie, broadcasting of het verlenen van elektronische diensten aan particulieren, zoals e-boeken, digitale muziek, software, mobiele toepassingen, enz. Hierbij is de btw altijd verschuldigd in het land van de koper, en moet ook het tarief toegepast worden dat geldt in het land van de koper! Om dit praktisch mogelijk te maken en te voorkomen dat u zich in alle EU-landen moet registreren, werd het Mini One Stop Shop (MOSS) opgericht. Als Belgische onderneming kunt u zo alle formaliteiten voor alle lidstaten in één keer in België verrichten. U moet zich wel voorafgaand registreren. Vervolgens dient u eenmaal per trimester een elektronische aangifte in met vermelding van de per lidstaat verschuldigde btw. U betaalt het bedrag van de btw, waarna de fiscale administraties die btw zullen herverdelen en overmaken aan de betrokken lidstaten.

Verkoop aan aan btw-plichtigen buiten België

Bij de verkoop aan btw-plichtigen met levering in een andere EU-lidstaat is er sprake van een ‘vrijgestelde intracommunautaire levering’. De klant moet dan btw betalen in zijn land. De factuur mag dan ook opgesteld worden zonder aanrekening van enige btw met de vermelding “Verlegging van Heffing”. Belangrijk voor de Belgische btw-controle is wel dat men een correct en actief btw-nummer van de klant ontvangt in het land waarnaar de goederen worden verzonden en dat de goederen effectief vervoerd worden vanuit België naar die andere EU-lidstaat.

Inkomstenbelasting

Op het vlak van de directe belastingen (personenbelasting of vennootschapsbelasting) zal je op deze inkomsten in België worden belast. Beschik je echter over een “vaste inrichting” in het land waar de producten worden geleverd (fabriek, kantoor of vaste vertegenwoordiger) zal je onderneming zich ook moeten registeren in dat land en daar belastingen verschuldigd zijn.

Vragen ? Wij helpen je graag verder.