Het belang van een correcte inschrijving Kbo

29/06/18 Een foutieve of onvolledige inschrijving in de Kbo heeft gevolgen op verschillende vlakken. In dit artikel schetsen we de regelgeving, de problematiek en de diverse gevolgen van een foutieve Kbo inschrijving.

Inleiding : wetgevend kader en problematiek

Sinds de wet van 16-01-2003 tot oprichting van een Kruispuntbank voor Ondernemingen (Kbo) tot modernisering van het handelsregister, dient elke onderneming of vestigingseenheid te worden ingeschreven met een ondernemings- of vestiging eenheidsnummer.
De inschrijving dient logischerwijze enkele basisgegevens te omvatten met betrekking tot de onderneming in kwestie, waaronder (niet-limitatief) de (commerciële) naam, de rechtsvorm, de vestiging(en), het bankrekeningnummer, kapitaal, datum jaarvergadering, datum einde boekjaar, de leden van het bestuur, de identiteit van alle personen die de ondernemingsvaardigheden aantonen.
Daarnaast dient de onderneming ingeschreven te worden voor de juiste activiteiten, volgens de classificering van de zogenaamde Nacebel-codes.
Bij de oprichting van de Kbo werden bestaande ondernemingen automatisch opgenomen, en dit op basis van de gegevens beschikbaar in het Handelsregister. Mogelijks is bij de overzetting van de gegevens één en ander misgelopen en kregen bestaande ondernemingen niet steeds de correcte Nacebel-codes en gegevens mee. Het kan dus zijn dat de onderneming destijds in het Handelsregister wel correct was ingeschreven, maar er geen correcte overzetting gebeurde.
Bovendien evolueren ondernemingen. Een activiteit waarmee een onderneming gestart is, is vandaag niet noodzakelijkerwijze nog de enige of juiste activiteit die de onderneming uitvoert, de bedrijfsleiding wijzigt doorheen de jaren, ....
Vele ondernemers beschouwen dit als een formaliteit en zijn zich niet bewust van het belang van een (juiste) inschrijving in de Kbo. Nochtans kan in de praktijk een foutieve of onvolledige inschrijving tot heel wat vervelende situaties leiden.

Geldboetes

De Kbo-wet verleent in eerste instantie de overheid de mogelijkheid om geldboetes op te leggen bij niet-of onvolledige inschrijving, maar gelukkig worden die zelden toegepast. In een eerste stap zal de controleur u vriendelijk verzoeken om de inschrijving aan te passen. 

Andere gevolgen :

Eerste gevolg: de onontvankelijkheid van rechtsvorderingen
Naast de geldboetes die aan een onderneming kunnen worden opgelegd wegens een foutieve inschrijving of een gebrek aan inschrijving, zijn er ook procedurele sancties voorzien wegens een gebrekkige inschrijving. Deze procedurele sancties worden in de praktijk ook geregeld toegepast door de rechtbanken. Vooreerst kan een onderneming maar een rechtsvordering instellen indien zij rechtsgeldig is ingeschreven in de Kbo. Is dit niet het geval, dan dient de rechtbank de vordering ambtshalve onontvankelijk te verklaren. Daarnaast dient de rechtsvordering van een onderneming gebaseerd te zijn op een activiteit waarvoor de onderneming op datum van inleiding van de dagvaarding is ingeschreven in de Kbo. Enkel de vermeldingen in de Kbo zijn in die optiek relevant, en niet het doel van de vennootschap zoals in de statuten omschreven.

Voorbeeld: Een aannemer wacht tevergeefs op betaling van schilderwerken die hij uitvoerde, en stapt naar de rechter. De klant werpt in het begin van het geding op dat de aannemer voor dat soort werk niet is ingeschreven in de Kbo. De rechter zal de vordering onontvankelijk verklaren.

De rechtbanken beoordelen dit streng : een onderneming moet hoe dan ook ingeschreven zijn waarvoor zij een vordering instelt. Dit impliceert dat de Rechtbank geen kennis neemt van de grond van de zaak en zich zal beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. De eiser die aldus afgewezen wordt, zal tot de gerechtskosten veroordeeld worden en een rechtsplegingsvergoeding dienen te betalen.

Tweede gevolg: verwerping van kosten en te veel belastingen
Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals vermeld in de Kbo om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen dient te betalen (vb. Favv, Sabam, Provinciebelasting,….). De onderneming kan te veel belastingen betalen indien onjuiste of verouderde gegevens zijn opgenomen in de Kbo. Uw fiscaal controleur kan ook moeilijk doen over de fiscale aftrek van kosten voor een activiteit welke ontbreekt in de Kbo van uw onderneming.

Voorbeeld: uw belastingcontroleur bediscussieert de beroepskosten die werden gemaakt voor de aanschaf van elektriciteitsmateriaal, omdat de onderneming enkel is ingeschreven voor schilderwerken. Of naast het adres van de maatschappelijk zetel, had de onderneming lang een tweede vestiging, maar deze is al lang gesloten. Als de Kbo niet wordt aangepast zal de onderneming een aanslagbiljet ontvangen voor de provinciebelasting op de tweede vestiging.

Derde gevolg: regionalisering van de RSZ-verminderingen
Sinds enkele jaren is het voor elke werkgever belangrijk om op te geven in welke vestiging van het bedrijf een werknemer werkzaam is. De niet (correcte) inschrijving van de vestigingseenheid kan leiden tot een weigering van bepaalde bijdrageverminderingen. Ook bij de toekenning van subsidies kan een foutieve of onvolledige Kbo inschrijving tot problemen leiden.

Conclusie

Uit het bovenstaande blijkt niet alleen het belang van een correcte inschrijving bij de oprichting, maar ook de noodzaak de nodige gegevens steeds bij te werken bij wijzigingen (vb. zetel, naam, activiteiten, basiskennis bedrijfsbeheer, beroepskennis, vestigingen,…) binnen de onderneming.
Indien een regularisatie van de Kbo inschrijving nodig en mogelijk is, moet er rekening mee worden gehouden dat een regularisatie niet altijd retroactief kan gebeuren.
- De activiteiten van een onderneming (vestiging) kunnen, (mits vermeld in het doel van de vennootschap) retroactief worden ingeschreven.
- De toekenning van het bedrijfsbeheer kan niet retroactief gebeuren, het verkrijgen van de hoedanigheid van handelaar kan bijgevolg niet retroactief worden rechtgezet.
- De nodige beroepskennis kan niet retroactief gebeuren, wat betekent dat sommige activiteiten niet met terugwerkende kracht kunnen ingeschreven worden.
Regularisatie is in de meeste gevallen al dan niet retroactief mogelijk, doch brengt vaak extra kosten met zich mee. Voorkomen is beter dan genezen ! Het loont zeker de moeite om na te gaan of de gegevens van uw onderneming in de Kbo nog stroken met de werkelijkheid.
Een Kbo-inschrijving kan u online op onze site raadplegen via het tabblad “links”.

Contacteer ons indien u hierover vragen heeft.

 

Deel dit bericht op:


Andere actua berichten

Btw-vrijstelling kleine onderneming

17/08/18 Een onderneming kan zich niet zomaar beroepen op de toepassing van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen. Zij moet daarvoor uitdrukkelijk hebben gekozen, voorafgaandelijk aan de opstart van haar activiteiten.

Lees meer

Waardering vruchtgebruik

06/08/2018 Er werd de laatste jaren al veel gezegd en geschreven over de waardering vruchtgebruik van panden in vennootschappen. Hieronder geven we een overzicht van de problematiek en de huidige tendensen.

Lees meer

De Btw Administratie wordt milder in haar boetes

26/07/18 Al jaren staat de btw-administratie gekend als een “boete-administratie”. De minste overtreding, zelfs ter goeder trouw gemaakt, wordt gesanctioneerd met zware boetes. Dit geeft in de praktijk aanleiding tot vaak schrijnende situaties.

Lees meer