De verplichte vermeldingen op een factuur

05/09/23 Vaak wordt er losjes omgesprongen met de vormvoorwaarden bij de opmaak van een factuur.  Facturen die niet alle noodzakelijke vermeldingen bevatten kunnen echter heel wat problemen tot gevolg hebben.

Zo kan je bv. een boete krijgen voor foutief opgemaakte of onvolledige facturen, kan de btw aftrek bij je klant worden verworpen, of haalt de klant een foutieve factuur aan als reden om niet te moeten betalen.  Het is dan ook aangewezen steeds de basisregels in acht te nemen en minstens volgende meldingen op te nemen als je je facturen opmaakt :

• De vermelding “factuur” (of “creditnota”).
• Een doorlopende factuurnummering.  Je mag wel bij het begin van het boekjaar starten met een nieuwe reeks of verschillende reeksen naast elkaar gebruiken (bv. per vestiging).  Tip : vind je het commercieel niet aangewezen om met factuur nr. “1” te beginnen, staat het je vrij om dadelijk met een hogere nummering te starten.
• Datum opmaak van de factuur (en bij voorkeur ook de datum waarop deze moet worden betaald).
• De datum of periode waarover de dienst is verricht of de producten werden geleverd.  Tip : facturen moeten trouwens worden opgemaakt binnen de 15 dagen na de maand waarin deze prestaties werden verricht of goederen werden geleverd.
• De naam van je onderneming, het adres van je administratieve of maatschappelijke zetel en je Btw nummer (volgens de vermelding “BTW BE 0***.***.***”).
• Bij een vennootschap de vennootschapsvorm en de plaats van het rechtspersonenregister waar de vennootschap is ingeschreven (bv. “RPR Antwerpen”).
• Het IBAN banknummer waarop kan worden betaald.
• De naam, adres en btw nummer van de klant.
• Een beschrijving en hoeveelheid van de geleverde diensten of producten. Deze moet voldoende uitgebreid zijn zodat duidelijk kan worden vastgesteld wat en hoeveel er werd geleverd of welke dienst werd verstrekt.  Eventueel een verwijzing naar de onderliggende offerten, leveringsbonnen, enz.
• Voor elk btw tarief de maatstaf van heffing (bedrag waarop de btw wordt berekend) het toegepaste btw tarief en het totaal btw bedrag.
• Bij een eventuele vrijstelling van btw, de juiste reden van deze vrijstelling.  Voorbeelden zijn “Btw verlegd”, “Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk”, enz.
• Bij creditnota’s de vermelding “Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”.
• De gebruikte taal wordt bepaald door de exploitatiezetel van waaruit de factuur wordt opgemaakt.  In Vlaanderen ben je dus verplicht deze op te maken in het Nederlands.  Je mag wel een vertaling toevoegen.
• En (bij voorkeur) de van toepassing zijnde “algemene voorwaarden” (lees meer).
• Je hebt er trouwens ook alle belang bij dat je factuur duidelijk leesbaar is, door de lay-out, gebruikte lettertype en lettergrootte.  Bij elektronische facturatie moet je “de integriteit van de inhoud” kunnen waarborgen.  Facturen in Word of Excel doormailen is dan ook geen goed idee.

Bovenstaand overzicht bevat de minimale vermeldingen op basis van oa de btw wetgeving.  In sommige sectoren (bv. margeregeling tweedehandsproducten) of bij bepaalde verkopen (bv. van een personenwagen) zijn er nog bijkomende vermeldingen verplicht.  Het is ook steeds aangewezen om je inkomende facturen te controleren op hun correctheid.  Zo kan je latere discussie bij een controle vermijden.  Een nietszeggende omschrijving zoals bv. “beroepskosten” zal door een controleur immers niet worden aanvaard als aftrekbare uitgave.

Een foutieve factuur (in de omschrijving, bedrag,..) kan je corrigeren door deze te crediteren en opnieuw op te maken.  Hou er wel rekening mee dat grote bedragen crediteren aanleiding kan geven tot een fiscale controle.  Veel crediteren vindt de fiscus immers verdacht.  Het is dan ook aangewezen je facturen met de nodige zorgvuldigheid op te stellen.

En we melden nog even dat de afgifte en bezit van een correcte factuur een minimale “formele” voorwaarde is om btw aftrek toe te passen en je aankoop als beroepskost kunnen in te brengen.  Maar bovenop het voorleggen van dit document moet je bv. nog steeds kunnen aantonen dat de aankoop ook voor jouw onderneming een beroepsuitgave is.

Voor de volledigheid delen we nog mee dat je als btw plichtige onderneming steeds verplicht bent een factuur op te maken als je goederen levert of diensten verricht, ongeacht het bedrag.  Uitzonderingen op deze regel zijn bv. handelingen vrijgesteld van btw (bv. de verhuur van een gebouw) of leveringen of diensten aan particulieren die de goederen of diensten enkel gaan gebruiken voor privédoeleinden (je mag dan werken met een kassa/ontvangstenboek).  Kan je echter vermoeden dat een privégebruik onwaarschijnlijk is (bv. door de aangekochte hoeveelheden) ben je alsnog verplicht de natuurlijk persoon te identificeren en een factuur op te maken.

Vraagt je cliënt een duplicaat, vermeld dan “dubbel uitgereikt op vraag van de klant ter vervanging van de verloren of vernietigde factuur”.

Bij twijfel, raadpleeg je accountant, die weet wat te doen.

Meer tips & tricks ?

Lees meer