Doorfacturatie van kosten, wat met de btw?

07/11/23 Het doorrekenen van kosten aan je klant blijft op btw vlak een gevoelige materie waarbij er vaak wordt gezondigd tegen het basisprincipe dat je ook over deze kosten (in de meeste gevallen) btw moet aanrekenen.

In grote lijnen zijn er drie situaties op vlak van btw. Of het gaat over kosten die worden doorgerekend in het kader van een andere prestatie die geleverd werd aan derden, of hebben we het over zogenaamde voorschotten (kosten die u in naam en voor rekening van de klant hebt gedaan), of het gaat over de loutere doorrekening van kosten op zichzelf (zonder dat deze gekoppeld zijn aan een prestatie aan je klant).

Doorgerekende kosten die deel uitmaken van een hoofdprestatie volgen het btw tarief van deze hoofdhandeling
Hierbij gaat het om kosten die worden doorgerekend in het kader van een andere prestatie of levering die als hoofdprestatie of hoofdlevering wordt aangemerkt. De situatie die in de praktijk het meest zal voorkomen. Bij leveringen van goederen of dienstverrichtingen wordt hetzelfde btw percentage berekend over het volledig bedrag, ook over de kosten die bijkomend worden afgerekend. Tot de maatstaf van heffing behoren dus ook de bijkomende kosten die de leverancier van het goed of de dienstverrichter in rekening brengt, zoals bv. verplaatsingskosten, kosten van commissie, verpakking, verblijf,…  Het maakt hierbij niet uit of deze kosten op dezelfde factuur als de hoofdactiviteit staan, of op een afzonderlijke factuur. Zolang ze gelinkt zijn aan de hoofdactiviteit, vallen ze onder hetzelfde btw-tarief

Valt je hoofdprestatie of levering bv. onder het btw tarief van 21%, dan reken je dus ook op al je extra doorgerekende kosten 21% btw aan. Dit is het algemeen basisprincipe.

Bij wijze van voorbeeld zullen hotel-, restaurant- en reis- en brandstofkosten die een Belgische consultant doorrekent aan zijn Belgische klant, bovenop de eigenlijke vergoeding voor de consultancy prestatie onderworpen zijn aan btw. Deze doorgerekende kosten droegen bij tot realisatie van de consultancydienst en volgen hetzelfde btw-regime, ook al betreft het bv. een hotel, restaurant of taxirit in het buitenland. Of ben je een transporteur en verzeker je in eigen naam een transport tegen beschadiging, waarbij je deze verzekeringspremie doorrekent aan je klant? Dan moet je hierop ook 21% Btw rekenen, ook al heb je zelf geen btw betaald over deze verzekering. Of je koopt postzegels aan (met vrijstelling van btw) die je apart doorrekent aan je klant. Ook in dit geval zal je over deze postzegels toch btw moeten afrekenen aan je klant, ondanks het gegeven dat je hier zelf bij de aankoop geen btw over betaalde.

Ook de btw die je zelf niet kan aftrekken (op bv. ticketjes van tanken, restaurantbonnetjes, e.d.) moet je als kost mee doorrekenen, en hierop het btw tarief van de hoofdhandeling toepassen.

Voorgeschoten sommen
Wanneer voorgeschoten sommen worden doorgerekend, maken deze geen deel uit van de maatstaf van heffing en mag je hierover geen Btw aanrekenen. Met “voorschotten” worden de sommen bedoeld die door de leverancier of dienstverrichter worden voorgeschoten voor uitgaven gedaan in naam en voor rekening van zijn klant. Indien de kosten betrekking hebben op een levering of dienstverrichting die door de leverancier bij een derde zijn besteld in naam en voor rekening van zijn klant, zal er van een “voorgeschoten som” sprake zijn als de prijs van de levering of dienst door de derde wordt gefactureerd aan die eindklant.

Een voorbeeld hiervan is een accountantskantoor dat een jaarrekening neerlegt in opdracht van een klant. De contractuele relatie bestaat enkel tussen de Nationale Bank en de klant (voor wie wordt neergelegd en die hiervoor rechtstreeks een bewijs van neerlegging zal ontvangen), waarbij het accountantskantoor de som louter heeft voorgeschoten en betaald aan de Nationale Bank. Of een webdesigner die een domeinnaam registreert voor zijn klant, waarbij de factuur door de externe provider rechtstreeks aan die klant wordt bezorgd. De webdesigner zal via zijn factuur enkel de voorgeschoten betaling terugeisen, zonder extra aanrekening van btw.

Kosten die niet gebonden zijn aan een hoofdlevering of prestatie.
In deze hypothese wordt louter een kost doorgerekend, zonder dat deze doorrekening kadert in een andere prestatie die verricht wordt tussen dezelfde partijen. Dan zijn deze kosten niet te linken aan een specifiek klantenproject en volgen deze hun eigen btw-regime. Een situatie die natuurlijk niet zoveel voorkomt.

Huur jij bv. een kantoorgebouw dat je gedeeltelijk doorrekent aan een bevriend ondernemer die een stuk van het kantoor gebruikt, dan volgt deze kost zijn eigen regime. Omdat in dit voorbeeld huur van een pand is vrijgesteld van btw, moet je ook op je doorfacturatie geen btw aanrekenen.

En wat met je recht op btw aftrek over die kosten die je doorrekende?
De doorfacturatie van bepaalde kosten heeft ook een invloed op de btw-aftrekbeperkingen. In het btw-wetboek staan immers een aantal beperkingen voor de aftrek van bepaalde uitgaven (waar de beperking op btw aftrek over personenwagens en restaurantkosten allicht het meest gekend zijn).

In het kader van de doorrekening van dergelijke kosten is de vraag bij wie de aftrekbeperking of -uitsluiting gekoppeld aan deze kosten moet toegepast worden: bij degene die de kost doorrekent of bij degene aan wie de kost wordt doorgerekend of bij beiden?

Restaurantkosten
De btw op restaurant- en hotelkosten is in principe niet aftrekbaar.

Ook wanneer een onderneming restaurantkosten doorrekent en deze kosten inbegrepen zijn in de volledige dienstverlening, is de btw op deze restaurantkosten niet aftrekbaar bij de onderneming die de restaurantkosten doorrekent. En je klant, aan wie de prestatie wordt gefactureerd, zal de btw volledig kunnen blijven aftrekken. Voor deze onderneming betreffen deze doorgerekende kosten immers een vergoeding van een dienstverlening en hebben zij niet de hoedanigheid van restaurantkosten.

Wanneer een vennootschap deze restaurantkosten echter apart doorrekent, is de btw op restaurantkosten bij haar wel aftrekbaar (voor zover zij over een factuur beschikt, op een btw bonnetje kan je nooit aftrek toepassen). Op voorwaarde dat :
- de restaurantfactuur op naam staat van de btw-belastingplichtige die doorrekent en
- de doorgerekende restaurantkosten afzonderlijk worden vermeld op de factuur

De aftrekbeperking is dan wel van toepassing op de vennootschap aan wie de restaurant- en hotelkosten worden door gefactureerd.

Autokosten
De btw op kosten van personenwagens, auto’s voor dubbel gebruik en minibussen kan in principe voor maximaal 50% worden gerecupereerd. 

Autokosten die doorgerekend worden in het kader van een hoofdprestatie blijven in hoofde van de onderneming die ze doorrekent slechts voor maximaal 50% aftrekbaar. De onderneming aan wie wordt door gefactureerd geniet volledig recht van aftrek, voor zover op de globale dienstverlening principieel een volledig recht op aftrek van toepassing is.

Voorbeeld: een consultant voert in opdracht van een klant een project uit waarbij hij ook autokosten maakt die aan die klant worden doorgerekend onder de vorm van een forfaitaire vergoeding per gereden kilometer. De aftrekbeperking zal toegepast moeten worden in hoofde van de consultant en dit ongeacht of die kost in één factuur samen met de hoofdhandeling wordt gefactureerd dan wel de kosten apart opgenomen op een afzonderlijke factuur.

Reken je echter autokosten door die niet verbonden zijn aan een hoofdprestatie, dan moet ook je klant de btw aftrekbeperking toepassingen op je factuur.

Ingeval de autokosten los van enige hoofdhandeling worden door gefactureerd, geldt de 50% aftrekbeperking zowel in hoofde van degene die doorrekent als in hoofde van de klant aan wie de kost wordt doorgerekend. Echter, wie een wagen ter beschikking stelt aan een verbonden onderneming valt niet onder voornoemde aftrekbeperking (Beslissing E.T.113.611  dd. 07.11.2007), zodat de aftrekbeperking in dit specifieke geval slechts moet worden toegepast bij de onderneming aan wie de autokost doorgerekend wordt.

Meer tips & tricks ?

Lees meer

Als erkend accountantskantoor begeleidt Alteor de start van uw onderneming en zorgen we voor de verdere begeleiding bij de groei van uw activiteiten. 

Kwaliteit en professionaliteit krijgen een centrale plaats binnen onze dienstverlening. 

Op deze Actua pagina houden we je op de hoogte van fiscale topics, interessante weetjes, en nog veel meer.

Welkom bij Alteor !


Andere actua berichten

Kilometervergoeding vanaf 01/07/2024

16/07/24 Federale ambtenaren krijgen vanaf 1 juli 2024 een vergoeding van 0,4297 euro per kilometer wanneer ze hun eigen wagen gebruiken bij dienstverplaatsingen. De kilometervergoeding die de fiscus aanvaardt in uw dossier is gebaseerd op dit bedrag en wijzigt dus ook naar 0,4297 euro.

Lees meer

Studentenarbeid

03/07/24 De belangrijkste principes van studentenarbeid kort opgesomd.

Lees meer

De fiscaliteit van je personenwagen

27/06/24 Autofiscaliteit is een complexe materie waarbij de aftrekbaarheid van milieu onvriendelijke personenwagens steeds verder wordt beperkt.

Lees meer