Doorfacturatie van verworpen uitgaven

16/10/23 Sommige kosten worden fiscaal “verworpen”, en zijn dus niet of niet volledig aftrekbaar in de vennootschapsbelasting. Maar wat als je deze kosten doorrekent aan je klant?  Blijven ze dan verworpen in je eigen boekhouding?

Als hoofdprincipe geldt dat een eventuele aftrekbeperking wordt toegepast in de vennootschap die de kosten maakt en deze uitgaven in haar beroepskosten opneemt, en dit ongeacht of de deze kosten worden doorgerekend aan een klant en als dusdanig al dan niet afzonderlijk op een verkoopfactuur zijn vermeld. De aftrekbeperking geldt dus niet voor de onderneming aan wie de goederen/diensten worden geleverd. Voor jouw klant aan wie je deze kosten doorrekend worden deze doorgerekende kosten immers beschouwd als de vergoeding van de geleverde dienst of het geleverde goed.

Voorbeeld : als een uitzendkantoor maaltijdcheques uitkeert aan de uitzendkracht en deze kost doorrekend aan de klant, blijven deze maaltijdcheques toch (gedeeltelijk) verworpen in de fiscale aangifte vennootschapsbelasting van het uitzendkantoor, en kan de klant deze kost (die afzonderlijk op de factuur wordt vermeld) volledig aftrekken.

Uitzondering : autokosten

Vroeger moest de aftrekbeperking van autokosten steeds conform bovenvermeld principe worden toegepast. De aftrekbeperking moest worden doorgevoerd bij diegene die de kosten heeft gemaakt, ook al werden deze autokosten doorgerekend aan derden.

Sinds 2018 geldt voor autokosten dat de aftrekbeperking niet van toepassing is voor kosten die aan derden worden doorgerekend, mits deze kosten uitdrukkelijk en afzonderlijk op factuur zijn vermeld.

Deze wetswijziging zorgde derhalve voor een uitzondering op het hoofdprincipe. De fiscale aftrekbeperking van de (doorgerekende) autokosten moet niet langer te gebeuren bij de belastingplichtige die de kost gemaakt heeft en deze doorrekent, maar wel in hoofde van de derde aan wie de kosten worden doorgerekend.

Er zijn echter wel strikte voorwaarden verbonden opdat de aftrekbeperking niet moet worden toegepast bij degene die ze doorrekent. Het moet met name gaan om autokosten die voor hetzelfde bedrag en door middel van een uitdrukkelijke en afzonderlijke vermelding op de factuur aan derden worden door gefactureerd. Deze uitzondering op het algemeen principe kan dus niet worden toegepast bij een forfaitaire doorrekening via bv. een kilometervergoeding.

Ook zullen de datum van aanschaf, CO2-uitstoot en de gebruikte brandstof verplicht moeten worden opgenomen op de factuur, zodat de derde aan wie de autokosten worden doorgerekend, in staat is om de correcte fiscale aftrekbeperking toe te passen m.b.t. de aan hem doorgerekende autokosten. En moet de factuur hetzelfde bedrag vermelden als de initiële kost, werken met bv. een maandelijks forfait is uitgesloten, een winstmarge aanrekenen kan ook niet.

Uitzondering : restaurantkosten

Een andere uitzondering, die reeds sinds lange tijd bestaat, is de doorrekening van restaurantkosten. Bv. een consultant voert een project uit voor een klant, dat tijdens een businesslunch wordt besproken. Indien de consultant de restaurantkosten eerst opneemt als beroepskosten in zijn boekhouding en ze nadien via een factuur op onverbloemde wijze en voor hetzelfde bedrag aan zijn klant doorrekent, is de aftrekbeperking alleen van toepassing bij de klant.

Deze uitzondering is wel enkel van toepassing wanneer de aftrekbeperking ook daadwerkelijk wordt toegepast bij de klant die in België wordt onderworpen aan personen- of vennootschapsbelasting (merk op dat deze voorwaarde niet gesteld wordt bij doorgerekende autokosten). Ingeval een Belgische onderneming bv. aan een buitenlandse klant restaurantkosten apart op factuur doorrekent, zal de aftrekbeperking toch in hoofde van de Belgische onderneming moeten worden toegepast voor zover de buitenlandse klant niet over een Belgische inrichting beschikt in wiens hoofde de aftrekbeperking alsnog zou kunnen worden toegepast.

De factuur die de opdrachthouder maakt moet minstens de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het diner te vermelden, en in bijlage een kopie van het restaurantticket toevoegen.

Meer tips & tricks ?

Lees meer