Forfaitaire dagvergoeding buitenlandse dienstreizen

16/07/25 De bedragen van de “forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen”, die als sinds 2023 ongewijzigd waren gebleven, werden aangepast. De nieuwe vergoedingen zijn van toepassing vanaf 01 augustus 2025.

De basisprincipes van deze vergoeding:

De fiscus aanvaardt een bedrag van 37,18 € per dag als forfaitaire belastingvrije onkostenvergoeding voor korte zakenreizen (van minimum 10 uur en maximum 30 dagen) in het buitenland. Deze vergoeding omvat de uitgaven voor maaltijden en andere kleine uitgaven met uitsluiting van de hotelkosten en de verplaatsing- en reiskosten.  Voor deze laatsten zijn steeds bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits. Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan : het plaatselijk vervoer in het land van bestemming (tram, bus, metro, taxi), drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.

Forfaits van meer dan 37,18 € worden eveneens beschouwd als een belastingvrije onkostenvergoeding, wanneer ze worden gerechtvaardigd door omstandigheden eigen aan het land waarin de werknemer of bedrijfsleider zijn opdracht vervult. Hiervoor verwijst de administratie naar volgende lijst: overzicht vergoedingen (bedragen categorie 1). 

Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever/vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd :

• met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
• met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;
• met 20% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.

Indien het onbijt mee zit inbegrepen in de hotelkosten moet je hiervoor de forfaitaire vergoeding niet verminderen.

Bovenstaande richtlijnen zijn niet van toepassing op eenmanszaken. Zij mogen deze forfaitaire vergoedingen niet gebruiken en moeten steeds de bewijsstukken voorleggen. Werknemers en bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit vallen ook niet onder de toepassing van deze regelgeving. Zij moeten hun individuele kosten blijven bewijzen. De in de lijst opgenomen "logementsvergoeding" is enkel van toepassing op ambtenaren.Voor “lange” buitenlandse dienstreizen (meer dan 30 kalenderdagen) kunnen in de lijst de bedrag van categorie 2 worden gebruikt.

Verboden cumulaties : eventuele maaltijdcheques moeten afgehouden worden van deze vergoeding. En natuurlijk mag deze forfaitaire vergoeding niet worden gecombineerd met een terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.

Indien een werkgever of vennootschap zich houdt aan deze bedragen, wordt de vergoeding beschouwd als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De concrete kosten moeten dan niet bewezen worden. De forfaits worden geacht te zijn vastgesteld volgens “ernstige  normen”, en moeten onder deze categorie vermeld worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider.

Let erop om deze vergoeding dus niet zomaar rechtstreeks terug te betalen vanuit je vennootschap, maar te laten lopen via je loonbrief : lees meer !

Meer tips & trics ? 

Lees meer