Het belang van een correcte inschrijving Kbo

23/08/24 Het is belangrijk dat de inschrijving van jouw onderneming in de Kbo volledig en correct is. Een fout in je Kbo kan tot problemen leiden.

Inleiding
Al heel wat jaren moet elke onderneming of vestigingseenheid worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (Kbo) met een ondernemings- of vestiging eenheidsnummer.  De inschrijving moet enkele basisgegevens omvatten met betrekking tot de onderneming in kwestie, waaronder (niet-limitatief) de (commerciële) naam, de rechtsvorm, de vestiging(en), het bankrekeningnummer, datum jaarvergadering, datum einde boekjaar, de namen van de leden van het bestuur.

Daarnaast moet de onderneming ingeschreven worden voor de juiste activiteiten, volgens de classificering van de zogenaamde Nacebel-codes. Dus de activiteiten die je daadwerkelijk uitoefent, of binnen korte termijn naar alle waarschijnlijkheid zal gaan uitoefenen.

Bij de oprichting van je vennootschap worden verschillende gegevens automatisch  opgenomen, maar moet je zelf nog wel de gegevens van je vestigingseenheid toevoegen via een ondernemingsloket.  Bij een eenmanszaak verzorgt het ondernemingsloket ook de initiële inschrijving. Maar ook tijdens het bestaan van je onderneming moet je je inschrijving in de Kbo up-to-date houden.  Een activiteit waarmee een onderneming is gestart, is vandaag niet noodzakelijkerwijze nog de enige of juiste activiteit die de onderneming uitvoert, misschien zijn er vestigingen bijgekomen, of gesloten,…  Dus regelmatig moet je de correctheid van je inschrijving controleren, en desgevallend laten rechtzetten via een ondernemingsloket.  Sommige gegevens kan je zelf aanpassen via de toepassing myenterprise.be.

Veel ondernemers beschouwen bovenstaande als een onbelangrijke formaliteit en zijn zich niet bewust van het belang van een (juiste) inschrijving in de Kbo. Nochtans kan in de praktijk een foutieve of onvolledige inschrijving tot heel wat vervelende situaties leiden.

Geldboetes
De Kbo-wet verleent in eerste instantie de overheid de mogelijkheid om geldboetes op te leggen bij niet-of onvolledige inschrijving, maar gelukkig worden die zelden toegepast. In een eerste stap zal de controleur je vriendelijk verzoeken om de inschrijving aan te passen. 

De onontvankelijkheid van rechtsvorderingen
Naast de geldboetes die aan een onderneming kunnen worden opgelegd wegens een foutieve inschrijving of een gebrek aan inschrijving, zijn er ook procedurele sancties voorzien wegens een gebrekkige inschrijving. Deze sancties worden in de praktijk ook toegepast door rechtbanken. Vooreerst kan een onderneming maar een rechtsvordering instellen indien zij rechtsgeldig is ingeschreven in de Kbo. Is dit niet het geval, dan zal de rechtbank de vordering ambtshalve onontvankelijk verklaren en kan ze vragen je dossier te regulariseren. Daarnaast moet de rechtsvordering van een onderneming gebaseerd zijn op een activiteit waarvoor de onderneming op datum van inleiding van de dagvaarding is ingeschreven in de Kbo. Enkel de vermeldingen in de Kbo zijn in die optiek relevant, en niet het doel van de vennootschap zoals in de statuten omschreven.

Voorbeeld: Een aannemer wacht tevergeefs op betaling van schilderwerken die hij uitvoerde, en stapt naar de rechter. De klant werpt in het begin van het geding op dat de aannemer voor dat soort werk niet is ingeschreven in de Kbo. De rechter kan de vordering onontvankelijk verklaren.  Anderzijds kan een foutieve inschrijving in de Kbo ook worden gebruikt wanneer een rechtsvordering tegen jouw onderneming wordt ingesteld (bv. bij een schadegeval bij een activiteit die je hebt uitgevoerd, maar  waarvoor je niet was ingeschreven in de Kbo).

Verwerping van kosten en betalen van te veel belastingen
Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals vermeld in de Kbo om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen moet betalen (vb. Favv, Sabam, provinciebelasting,….). De onderneming kan bijgevolg te veel belastingen betalen indien onjuiste of verouderde gegevens zijn opgenomen in de Kbo. Uw fiscaal controleur kan ook moeilijk doen over de fiscale aftrek van kosten voor een activiteit die ontbreekt in de Kbo van uw onderneming.

Voorbeeld: uw belastingcontroleur bediscussieert de beroepskosten die werden gemaakt voor de aanschaf van elektriciteitsmateriaal, omdat de onderneming enkel is ingeschreven voor schilderwerken. Of naast het adres van de maatschappelijk zetel, had de onderneming vroeger een tweede vestiging, maar deze is al lang gesloten. Als de Kbo niet wordt aangepast zal de onderneming een aanslagbiljet ontvangen voor de provinciebelasting op de tweede vestiging.

Ook bij de selectie van te controleren dossiers kan de fiscus een onderneming weerhouden  omdat de ingediende cijfers in de fiscale aangifte logischerwijze niet overeenkomen met in inschrijving in de Kbo (bv. je staat ingeschreven als horeca onderneming, maar koopt geen handelsgoederen aan).

Regionalisering van de RSZ-verminderingen
Sinds heel wat jaren is het voor elke werkgever belangrijk om op te geven in welke vestiging van het bedrijf een werknemer werkzaam is. De niet (correcte) inschrijving van de vestigingseenheid kan leiden tot een weigering van bepaalde bijdrageverminderingen. 

Subsidies-premies
Om ondernemingen te steunen en aan te moedigen, geven zowel de federale overheid als de gewesten en de lokale overheden premies/subsidies aan wie investeert om een eigen onderneming op te starten, bijvoorbeeld aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen…. De overheden maken voor de toekenning van deze premies gebruik van de gegevens in de Kbo. Zo kan een onderneming bijvoorbeeld slechts genieten van een kmo portefeuille wanneer deze is ingeschreven met een “aanvaardbare” hoofdactiviteit. 

Correcte vertegenwoordiging van je onderneming
Voor tal van online toepassingen waarop je als bestuurder kan inloggen in naam van je vennootschap, zal het registratiesysteem frequent een controle uitoefenen op basis van je inschrijving in de Kbo om na te kijken of jij de onderneming wel rechtsgeldig kan vertegenwoordigen.  Voorbeelden zijn het aanvragen van subsidies bij Vlaio, aanpassingen in het Ubo-register, het geven van een elektronische volmacht aan je accountant, enz.

Conclusie
Uit bovenstaand (niet limitatief) overzicht blijkt niet alleen het belang van een correcte inschrijving bij de oprichting, maar ook de noodzaak de nodige gegevens bij wijzingen steeds bij te werken (vb. zetel, naam, activiteiten, vestigingen,…).
Het loont dus zeker de moeite om na te gaan of de gegevens van uw onderneming in de Kbo nog stroken met de werkelijkheid.  Een Kbo-inschrijving kan je online raadplegen via het tabblad “links”.

Heb je vragen, contacteer jouw ondernemingsloket of accountant om te kijken wat te doen.

Meer tips & tricks ?

Lees meer