Het UBO-register invullen

11/02/2019 Als zaakvoerder of bestuurder in een vennootschap ben je verplicht online het UBO-register (register van uiteindelijke begunstigden) van deze vennootschap in te vullen en up-to-date te houden. Hierbij uitleg over de praktische kant van dit verhaal.

In het UBO-register moet je de natuurlijk personen registreren welke de uiteindelijke begunstigen zijn van de vennootschap (de "UBO's"). Dat zijn bv. de aandeelhouders welke meer dan 25% van de stemrechten of aandelen houden in de vennootschap. Bij een onrechtstreeks aandeelhouderschap moet je ook de tussenliggende vennootschappen melden. Hebben alle aandeelhouders slechts een minimale participatie dan zijn de UBO's de natuurlijk personen welke zeggenschap hebben over de vennootschap : bv. de bestuurders, of de persoon welke op basis van een aandeelhoudersovereenkomst het beleid bepaalt, enz. Kan er volgens deze methoden nog steeds geen UBO aangeduid worden, dan zijn de UBO’s de personen van het hoger leidinggevend personeel.

Het niet invullen (voor 30 september 2019) en aanpassen van dit register kan gesanctioneerd worden door boetes, opgelegd aan de individuele bestuurders/zaakvoerders.

Daar de online toepassing niet uitblinkt in gebruiksvriendelijkheid, vind je in hieronder een korte handleiding om u op weg te helpen.

De bedoeling van dit register is om de natuurlijk personen te identificeren welke achter een juridische constructie (bv. een vennootschap) schuil gaan . De afkorting UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, oftewel de “uiteindelijke begunstigde” : de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft. Meer uitleg vind je in ons vorig artikel over het UBO-register : lees meer.

 

Procedure :

1 Voorbereiding

Kaartlezer, ID kaart & pincode bij de hand (of een digitale ID zoals de app Itsme).
Bepaal wie de UBO’s zijn die uw wenst te registeren en noteer hun naam & rijksregister nummer.

2 Inloggen op de applicatie :

Ga naar de website https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen Kies rechtsboven het tabblad E-SEVICES, dan (onderaan de pagina) UBO-REGISTER, ga naar puntje 1 "Hoe moet u informatie in het UBO-register invullen?" en klik in deze tekst op “de toepassing”. Kies vervolgens uw authenticatiemethode. Volg de instructies op het scherm.

Bij vermelding “kies hoe je je wilt aanmelden” kies je “in naam van een onderneming” en daarna volgende. Klik op “Een Entiteit opzoeken” en kies de organisatie waarvan je de UBO's wenst door te geven :

3 Een entiteit (onderneming) opzoeken :

De lijst van de “informatieplichtigen” (ondernemingen) van wie u wettelijke vertegenwoordiger bent, wordt onderaan de pagina met resultaten weergegeven. Worden er geen entiteiten weergegeven, kan je via de zoekfunctie de entiteit opzoeken waarvoor je de UBO's wenst in te vullen.

Klik onderaan in de kolom “KBO of Buitenlandse indentificator” op de onderneming waarvoor je de UBO’s wenst in te geven. De gegevens van de onderneming worden daarna ingevuld.

4 Het formulier van de entiteit wijzigen (= de UBO’s aanvullen) :

U klikt op de knop ‘Wijzigen’ (rechts boven op het scherm, naast afdrukken) en gaat dan (onderaan) naar “aanvullende informatie – controles”.

Hier zal u twee pictogrammen zien verschijnen in de kolom “Aard van de controle / Actie's”. De eerste moet u aanklikken indien u een uiteindelijke begunstigde wenst toe te voegen (aandeelhouder is een natuurlijk persoon) de tweede pictogram is voor het toevoegen van een juridische entiteit (aandeelhouder is een vennootschap).

U komt in het scherm ”een belgische burger opzoeken”. Dit dient u in te vullen en op zoeken te klikken (bij voorkeur door het rijksregisternummer in te vullen).

Voeg vervolgens alle informatie toe over de controle die door de uiteindelijke begunstigde wordt uitgeoefend. Aard van de controle : in de meeste gevallen door stemrechten of het bezit van aandelen. Vul de beginddatum van de controle in. Vul het percentage van de aandelen en/of stemrechten in.  Klik op “bewaren” om de bewerking te bevestigen. U kunt nu terugkeren naar het formulier van de entiteit. De toegevoegde begunstigde verschijnt onderaan in de structuur van het bedrijf. 

Niet vergeten om de UBO’s te verwittigen en nadien ook elke wijziging in de UBO’s door te geven via deze toepassing.

Meer tips & tricks ?  Lees dan ook onze andere artikels : lees meer.

 

Deel dit bericht op:



Andere actua berichten

Vlaamse woonbonus afgeschaft

24/10/19 Vanaf 2020 wordt voor nieuwe kredieten de Vlaamse woonbonus afgeschaft en vervangen door een verlaging van de registratierechten. De Vlaamse Woonbonus was sinds een stimulans voor het verwerven van je eigen woonhuis met het idee om, via een fiscale korting op je lening, de betaalbaarheid van woningen te verhogen. Maar het effect was omgekeerd.

Lees meer

Extra voorwaarde bij uitkering van auteursrechten aan de bedrijfsleider

21/10/19 Bedrijfsleiders keren zich maar al te graag een vergoeding voor auteursrechten uit.  Hoeveel fiscaal aanvaardbaar is blijft een moeilijke evenwichtsoefening. In een recente ruling legt de fiscus een bijkomende voorwaarde op.

Lees meer

Versnelde teruggaaf Btw tegoed voor starters vanaf 2020

09/10/19 Een btw-tegoed kan slechts worden teruggevraagd op het einde van een kwartaal, ook al dien je btw maandaangiften in. Via een bijzondere vergunning kan je echter per maand teruggaaf van het btw-tegoed aanvragen. Hierbij wint de belastingplichtige 2 keer: niet alleen kun je zo sneller teruggaaf vragen, de administratie betaalt onder dit systeem ook een maand sneller terug.

Lees meer