Het UBO-register invullen

11/02/2019 Als zaakvoerder of bestuurder in een vennootschap ben je verplicht online het UBO-register (register van uiteindelijke begunstigden) van deze vennootschap in te vullen en up-to-date te houden. Hierbij uitleg over de praktische kant van dit verhaal.

In het UBO-register moet je de natuurlijk personen registreren welke de uiteindelijke begunstigen zijn van de vennootschap (de "UBO's"). Dat zijn bv. de aandeelhouders welke meer dan 25% van de stemrechten of aandelen houden in de vennootschap. Bij een onrechtstreeks aandeelhouderschap moet je ook de tussenliggende vennootschappen melden. Hebben alle aandeelhouders slechts een minimale participatie dan zijn de UBO's de natuurlijk personen welke zeggenschap hebben over de vennootschap : bv. de bestuurders, of de persoon welke op basis van een aandeelhoudersovereenkomst het beleid bepaalt, enz. Kan er volgens deze methoden nog steeds geen UBO aangeduid worden, dan zijn de UBO’s de personen van het hoger leidinggevend personeel.

Het niet invullen (voor 30 september 2019) en aanpassen van dit register kan gesanctioneerd worden door boetes, opgelegd aan de individuele bestuurders/zaakvoerders.

Daar de online toepassing niet uitblinkt in gebruiksvriendelijkheid, vind je in hieronder een korte handleiding om u op weg te helpen.

De bedoeling van dit register is om de natuurlijk personen te identificeren welke achter een juridische constructie (bv. een vennootschap) schuil gaan . De afkorting UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, oftewel de “uiteindelijke begunstigde” : de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft. Meer uitleg vind je in ons vorig artikel over het UBO-register : lees meer.

 

Procedure :

1 Voorbereiding

Kaartlezer, ID kaart & pincode bij de hand (of een digitale ID zoals de app Itsme).
Bepaal wie de UBO’s zijn die uw wenst te registeren en noteer hun naam & rijksregister nummer.
Bewaar in pdf hiervan het bewijs (bv. aandelenregister, oprichtingsakte,…).

2 Inloggen op de applicatie :

Ga naar de website https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen Kies rechtsboven het tabblad E-SEVICES, dan (onderaan de pagina) UBO-REGISTER, ga naar puntje 1 "Hoe moet u informatie in het UBO-register invullen?" en klik in deze tekst op “de toepassing”. Kies vervolgens uw authenticatiemethode. Volg de instructies op het scherm.

Bij vermelding “kies hoe je je wilt aanmelden” kies je “in naam van een onderneming” en daarna volgende. Klik op “Een Entiteit opzoeken” en kies de organisatie waarvan je de UBO's wenst door te geven.

3 Een entiteit (onderneming) opzoeken :

De lijst van de “informatieplichtigen” (ondernemingen) van wie u wettelijke vertegenwoordiger bent, wordt onderaan de pagina met resultaten weergegeven.

Klik onderaan in de kolom “KBO of Buitenlandse indentificator” op de onderneming waarvoor je de UBO’s wenst in te geven. De gegevens van de onderneming worden daarna ingevuld.

4 Het formulier van de entiteit wijzigen (= de UBO’s aanvullen) :

U klikt op de knop ‘Wijzigen’ (rechts boven op het scherm, naast afdrukken) en gaat dan naar “aanvullende informatie – controles”.

Hier zal u twee pictogrammen zien verschijnen in de kolom “Aard van de controle / Actie's”. De eerste moet u aanklikken indien u een uiteindelijke begunstigde wenst toe te voegen (aandeelhouder is een natuurlijk persoon) de tweede pictogram is voor het toevoegen van een juridische entiteit (aandeelhouder is een vennootschap).

U komt in het scherm ”een belgische burger opzoeken”. Dit dient u in te vullen en op zoeken te klikken (bij voorkeur door het rijksregisternummer in te vullen).

Voeg vervolgens alle informatie toe over de controle die door de uiteindelijke begunstigde wordt uitgeoefend. Aard van de controle : in de meeste gevallen door stemrechten of het bezit van aandelen. Vul de beginddatum van de controle in. Vul het percentage van de aandelen en/of stemrechten in. Vergeet niet om een bestand toe te voegen (bv. scan van de oprichtingsakte) die deze informatie bewijst (deze verplichting om een bijlage toe te voegen zou kortelings wegvallen). Klik op “bewaren” om de bewerking te bevestigen. U kunt nu terugkeren naar het formulier van de entiteit. De toegevoegde begunstigde verschijnt onderaan in de structuur van het bedrijf. 

Niet vergeten om de UBO’s te verwittigen en nadien ook elke wijziging in de UBO’s door te geven via deze toepassing.

Meer tips & tricks ?  Lees dan ook onze andere artikels : lees meer.

 

Deel dit bericht op:



Andere actua berichten

Dubbele beperking bij uitkering dividenden in het nieuwe wetboek

19/06/19 Door de afschaffing van de term kapitaal komen er (ter bescherming van de schuldeisers) nieuwe regels mbt het uitkeren van dividenden. Een winstuitkering kan nog enkel als de solvabiliteit en liquiditeitspositie van de vennootschap dat toelaten. Je kan dus nog maar enkel een dividend uitkeren wanneer het eigen vermogen hierdoor niet negatief komt en alle opeisbare schulden van de komende twaalf maanden kunnen worden betaald.

Lees meer

De zorgvolmacht : voor als het morgen niet meer lukt

11/06/19 Vijf jaar geleden trad de nieuwe wet op het bewind in werking. Door die wet hebben wij nu de mogelijkheid om zelf een vertrouwenspersoon (bijv. onze partner) volmacht geven om ons vermogen te beheren wanneer wij dat zelf niet meer kunnen door ouderdom, dementie of een ongeval. Sinds 1 maart ll. kunnen ook bepaalde zorgaspecten geregeld worden via een (voor)zorgvolmacht.

Lees meer

Aandachtspunten bij een bankgift

05/06/19 De bankgift is nog steeds een zeer geliefde techniek voor de overdracht van geld bij wijze van schenking. Dit is niet zo verwonderlijk aangezien de bankgift een geldige schenking geeft zonder (al te veel) formalisme en zonder schenkbelasting, indien deze volgens de regels van het spel wordt uitgevoerd. Toch zijn er enkele spelregels die roet in het eten dreigen te gooien, indien ze niet correct worden nageleefd. Vandaar enkele tips die u beter in het achterhoofd kan houden wanneer u een bankgift overweegt.

Lees meer