Hoe de publicatieformulieren Staatsblad te ondertekenen

25/08/20 Wanneer je als vennootschap een wijziging in het bestuursorgaan, zetelverplaatsing, e.d. wil doorvoeren, worden er notulen opgesteld.  Van deze notulen moet een uittreksel worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Vaak wordt deze procedure opgevolgd door je advocaat of accountant die je hiervoor een ingevuld formulier I en II zal bezorgen met de vraag deze ondertekend terug te sturen.  De vorm en inhoud van deze formulieren worden grotendeels bepaald door de vereisten van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.  Beide formulieren hebben hun eigen doel.

Formulier I bestaat uit drie luiken:

  • luik A bevat de facturatiegegevens van de onderneming voor de administratie van het Belgisch Staatsblad, het bestelformulier;
  • luik B bevat het uittreksel van de eigenlijke tekst die zal worden gepubliceerd, en dus voor iedereen online raadpleegbaar wordt;
  • luik C wordt louter opgesteld indien het gaat om de oprichting van een onderneming.  Indien het niet gaat om de oprichting van een onderneming, dan hoeft luik C dus niet worden opgesteld.

Formulier II dient om de gewijzigde gegevens van de vennootschap op te geven.  Aan de hand hiervan wordt de Kruispuntbank voor Ondernemingen (kbo) door de ondernemingsrechtbank aangepast.

Aangezien deze formulieren de basis vormen voor datgene wat in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd, zijn bijzondere ondertekeninginstructies geboden.  Instructies die soms nogal verwarrend kunnen overkomen.

Allereerst moeten er drie exemplaren van zowel formulier I, als formulier II worden geprint.  Twee exemplaren zijn voor de Ondernemingsrechtbank, het derde exemplaar is handig als je een bewijs van neerlegging wenst te ontvangen.  Dit exemplaar wordt door de Ondernemingsrechtbank na verwerking van het dossier immers voor ontvangst afgestempeld terugbezorgd.  Belangrijk hierbij is dat de formulieren niet recto-verso mogen worden afgedrukt en moeten worden geprint op wit papier.

Luik A van formulier I (het bestelformulier) moet niet worden ondertekend.

Luik B van formulier I moet worden ondertekend op de blanco-achterzijde van dit luik.  Er wordt geen handtekening op de voorkant van het luik B (waar de te publiceren tekst staat) aanvaard, om misbruik in geschrifte te voorkomen.  Er wordt immers een gescand exemplaar van dit formulier online gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en het is natuurlijk niet de bedoeling dat iedereen uw handtekening kan zien.  Vooral op dit luik loopt het soms mis, de ondertekenaar heeft hier immers vaak de logische neiging om hier de handtekening onder zijn naam op de voorzijde te plaatsen, wat dus niet is toegestaan.  Indien dit Luik B bestaat uit verschillende pagina’s, bij de publicatie van een lange tekst, moet elke pagina op de achterzijde worden ondertekend.

Luik C van formulier I moet worden ondertekend aan de voorzijde op de daarvoor voorziene plaats.

Ook formulier II moet op de voorzijde van luik C op de daarvoor voorziene plaats worden ondertekend.  Met uitzondering van het ondernemingsnummer en de huidige naam mag op het dit formulier slechts de te wijzigen rubrieken Kbo worden ingevuld.

Een correcte opmaak en ondertekening is van groot belang daar de Ondernemingsrechtbank foutief opgemaakte en/of ondertekende formulieren niet zal aanvaarden waardoor uw publicatie vertraging oploopt.  Dat kan erg vervelend zijn omdat wijzigingen slechts tegenstelbaar zijn aan derden vanaf publicatie in het Staatsblad.  Bovendien zijn handelingen verricht voor de zestiende dag na die van publicatie ook niet tegenstelbaar aan derden, dus ook een laattijdige wijziging (bv. een ontslag van bestuurder dat pas maanden later wordt gepubliceerd) kan problemen opleveren (bv. bij de aanvraag van een uitkering) en is bijgevolg te vermijden.

Dus steeds goed nakijken of de voorgestelde tekst die je gaat publiceren correct en volledig is en deze asap correct ondertekend terugsturen naar je adviseur.  Bij latere rechtzettingen moet de procedure immers opnieuw worden herhaald en zijn de publicatiekosten opnieuw verschuldigd.

Publicaties van vennootschappen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad vind je terug onder volgende link.

Meer tips & trics ? Lees meer

 

Deel dit bericht op:


Andere actua berichten

Coronacrisis: geen btw decembervoorschot in 2020

22/09/20 Sinds enkele jaren moeten alle btw-plichtigen jaarlijks voor 24 december een btw voorschot betalen.  Deze verplichting werd naar aanleiding van de corona crisis voor 2020 afgeschaft.

Lees meer

Belasting meerwaarde bij de verkoop van een gebouw

18/09/20 Bij een (snelle) verkoop van een gebouw in je privé ben je in sommige gevallen belastingen verschuldigd over de gerealiseerde meerwaarde.

Lees meer

2e wagen op de zaak niet langer evident

11/09/20 Zolang er een voordeel van alle aard werd berekend, maakte de fiscaal controleur er vroeger vaak geen probleem van dat er een tweede wagen werd ingeschreven in een vennootschap met slechts één bedrijfsleider.  Maar dat is de laatste jaren steeds minder evident geworden.

Lees meer