Hoe de publicatieformulieren Staatsblad te ondertekenen

25/08/20 Wanneer je als vennootschap een wijziging in het bestuursorgaan, zetelverplaatsing, e.d. wil doorvoeren, worden er notulen opgesteld.  Van deze notulen moet een uittreksel worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Vaak wordt deze procedure opgevolgd door je advocaat of accountant die je hiervoor een ingevuld formulier I en II zal bezorgen met de vraag deze ondertekend terug te sturen.  De vorm en inhoud van deze formulieren worden grotendeels bepaald door de vereisten van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.  Beide formulieren hebben hun eigen doel.

Formulier I bestaat uit drie luiken:

  • luik A bevat de facturatiegegevens van de onderneming voor de administratie van het Belgisch Staatsblad, het bestelformulier;
  • luik B bevat het uittreksel van de eigenlijke tekst die zal worden gepubliceerd, en dus voor iedereen online raadpleegbaar wordt;
  • luik C wordt louter opgesteld indien het gaat om de oprichting van een onderneming.  Indien het niet gaat om de oprichting van een onderneming, dan hoeft luik C dus niet worden opgesteld.

Formulier II dient om de gewijzigde gegevens van de vennootschap op te geven.  Aan de hand hiervan wordt de Kruispuntbank voor Ondernemingen (kbo) door de ondernemingsrechtbank aangepast.

Aangezien deze formulieren de basis vormen voor datgene wat in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd, zijn bijzondere ondertekeninginstructies geboden.  Instructies die soms nogal verwarrend kunnen overkomen.

Allereerst moeten er drie exemplaren van zowel formulier I, als formulier II worden geprint.  Twee exemplaren zijn voor de Ondernemingsrechtbank, het derde exemplaar is handig als je een bewijs van neerlegging wenst te ontvangen.  Dit exemplaar wordt door de Ondernemingsrechtbank na verwerking van het dossier immers voor ontvangst afgestempeld terugbezorgd.  Belangrijk hierbij is dat de formulieren niet recto-verso mogen worden afgedrukt en moeten worden geprint op wit papier.

Luik A van formulier I (het bestelformulier) moet niet worden ondertekend.

Luik B van formulier I moet worden ondertekend op de blanco-achterzijde van dit luik.  Er wordt geen handtekening op de voorkant van het luik B (waar de te publiceren tekst staat) aanvaard, om misbruik in geschrifte te voorkomen.  Er wordt immers een gescand exemplaar van dit formulier online gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en het is natuurlijk niet de bedoeling dat iedereen uw handtekening kan zien.  Vooral op dit luik loopt het soms mis, de ondertekenaar heeft hier immers vaak de logische neiging om hier de handtekening onder zijn naam op de voorzijde te plaatsen, wat dus niet is toegestaan.  Indien dit Luik B bestaat uit verschillende pagina’s, bij de publicatie van een lange tekst, moet elke pagina op de achterzijde worden ondertekend.

Luik C van formulier I moet worden ondertekend aan de voorzijde op de daarvoor voorziene plaats.

Ook formulier II moet op de voorzijde van luik C op de daarvoor voorziene plaats worden ondertekend.  Met uitzondering van het ondernemingsnummer en de huidige naam mag op het dit formulier slechts de te wijzigen rubrieken Kbo worden ingevuld.

Een correcte opmaak en ondertekening is van groot belang daar de Ondernemingsrechtbank foutief opgemaakte en/of ondertekende formulieren niet zal aanvaarden waardoor uw publicatie vertraging oploopt.  Dat kan erg vervelend zijn omdat wijzigingen slechts tegenstelbaar zijn aan derden vanaf publicatie in het Staatsblad.  Bovendien zijn handelingen verricht voor de zestiende dag na die van publicatie ook niet tegenstelbaar aan derden, dus ook een laattijdige wijziging (bv. een ontslag van bestuurder dat pas maanden later wordt gepubliceerd) kan problemen opleveren (bv. bij de aanvraag van een uitkering) en is bijgevolg te vermijden.

Dus steeds goed nakijken of de voorgestelde tekst die je gaat publiceren correct en volledig is en deze asap correct ondertekend terugsturen naar je adviseur.  Bij latere rechtzettingen moet de procedure immers opnieuw worden herhaald en zijn de publicatiekosten opnieuw verschuldigd.

Publicaties van vennootschappen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad vind je terug onder volgende link.

Meer tips & tricks ?

Lees meer

Als erkend accountantskantoor begeleidt Alteor de start van uw onderneming en zorgen we voor de verdere begeleiding bij de groei van uw activiteiten. 

Kwaliteit en professionaliteit krijgen een centrale plaats binnen onze dienstverlening. 

Op deze Actua pagina houden we je op de hoogte van fiscale topics, interessante weetjes, en nog veel meer.

Welkom bij Alteor !


Andere actua berichten

De aandeelhoudersovereenkomst

30/07/21 Afspraken maak je best op papier, ook die tussen aandeelhouders.  En vanaf de opstart, zodat in moeilijke tijden conflictsituaties tot een minimum beperkt blijven en de stabiliteit en continuïteit van je vennootschap wordt gegarandeerd.

Lees meer

Dividenden versneld uitkeren aan 15% roerende voorheffing

19/07/21 Onder bepaalde voorwaarden hoef je geen 30% toe te passen, maar kan je dividenden uitkeren aan 15% roerende voorheffing.  In de VVPR-bis regeling is één van die voorwaarden dat je minstens 3 jaar moet wachten na het jaar van oprichting.  Of toch niet?

Lees meer

Sinds 1 juli 2021 nog enkel de innovatie-aftrek

06/07/21 De innovatie-aftrek (kortweg IA) werd in de Belgische belastingwet geïntroduceerd op 1 juli 2016. Deze aftrek vervangt de octrooi-aftrek (kortweg OA) die niet langer voldeed aan de minimumstandaarden van de OESO.

Lees meer