Kan je aankopen bij een particulier inbrengen in je vennootschap?

01/12/25 Een vaak gestelde vraag is of je als bedrijfsleider goederen kan aankopen bij een particulier en of deze kost dan aftrekbaar is in je vennootschap.

Stel dat je een nieuw bureau nodig hebt en je vindt een interessant tweedehands exemplaar online. Een koopje, maar de verkoper is echter geen zelfstandige en kan dus geen factuur opstellen. Als je het beroepsmatig karakter en de noodzakelijkheid van de aankoop voor je onderneming kan aantonen, maakt het echter niet uit of de verkoper een onderneming of een particulier is.

Overeenkomstig het befaamde artikel 49, de basisregel m.b.t. aftrekbaarheid van kosten, zijn als beroepskosten immers aftrekbaar “de kosten die de belastingplichtige in het belastbaar tijdperk heeft gedaan of gedragen om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden en waarvan hij de echtheid en het bedrag verantwoordt door middel van bewijsstukken, of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed”.

Zoals bij elke kost moet je dus kunnen aantonen dat de aankoop beroepsmatig is én dat de transactie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Bij gebrek aan een factuur kan dit via een ander schriftelijk bewijs waaruit duidelijk blijkt wat je hebt gekocht, van wie, wanneer en voor welke prijs.

Denk hierbij aan een schriftelijke verklaring van de verkoper, een overnamecontract (bijvoorbeeld bij aankoop van een wagen), aangevuld met eventueel een afdruk van de bewuste advertentie, e-mailverkeer met de verkoper, enz.  Dit in combinatie met het bewijs van betaling via de bankrekening van je vennootschap maakt het mogelijk ook kosten van tweedehands producten af te trekken.

Bij grotere bedragen adviseren we om steeds een onderling documentje op te maken waarin alle gegevens worden opgenomen die je ook op en klassieke factuur zou vinden: de gegevens van de verkoper en koper, datum van overname, omschrijving van het goed, de overeengekomen prijs.

Omdat een particulier geen btw zal aanrekenen, hoef je deze niet te betalen en kan je deze bijgevolg ook niet aftrekken.

Opgelet, bovenstaande is niet van toepassing bij diensten. Wil je diensten afnemen van een particulier moet je zeker zijn dat dit binnen een correct statuut gebeurt. Bv. als zelfstandige via de afgifte van een factuur, of bv. als werknemer via een uitzendcontract. Bij twijfel moet je bij diensten voor het betaalde bedrag een fiscale fiche 281.50 indienen.  Dit is bv. het geval wanneer je wel een factuur ontvangt van een dienstverrichter, maar dez niet alle wettelijke vermeldingen bevat. Een particulier voor uitgevoerde diensten vergoeden via een “onkostenvergoeding” is niet toegelaten.

Contacteer bij twijfel je accountant.

Meer tips & tricks ?

Lees meer