Terugbetaalde kosten vanaf 2022 steeds op fiscale fiche

08/02/22 Vanaf januari 2022 gelden er strengere regels voor het vermelden van je terugbetaalde kosten op een fiscale fiche.  De fiscus wil meer transparantie creëeren en voorkomen dat kosten tweemaal worden terugbetaald.

De strengere wetgeving is niet alleen van toepassing in de werkgever / werknemer relatie.  Ook wanneer de vennootschap voorgeschoten kosten terugbetaalt aan de bedrijfsleider zijn de ruimere regels van toepassing.

Welke kosten ?

Bedrijfsleiders laten zich vaak kosten terugbetalen die ze privé hadden voorgeschoten (restaurant, parking, brandstof,… ) of vergoedingen die forfaitair werden bepaald (dagvergoedingen, nutsvoorzieningen thuiskantoor,…).  Populair omdat deze vergoedingen, wanneer het effectieve beroepskosten betreffen, vrij zijn van belastingen en sociale bijdragen.  De fiscus wil een beter zicht krijgen op deze terugbetalingen en voert de verplichting in om van deze betalingen het bedrag op je fiscale fiche (loonbrief) te plaatsen.  Of deze terugbetalingen gebeuren op basis van werkelijke en bewezen kosten voor het juiste bedrag (bv. op basis van facturen of bonnetjes), een forfait op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen (bv. op basis van de vergoeding die ambtenaren krijgen) of een louter forfaitair bedrag, doet niet langer ter zake.  In alle gevallen is er niet alleen een ficheverplichting, op de fiche zal ook het verschil tussen de werkelijke en forfaitaire kosten worden gemaakt.

Opgelet, ook kosten die via je rekening courant worden terugbetaald vallen onder deze ficheverplichting. Uitzondering zijn de terugbetalingen van een factuur gemaakt op naam van de firma of kosten die worden betaald via de betaalkaart van de firma. Deze moeten niet op fiche.

Wat als je die vermelding niet doet?

Vermeld je de forfaitair bepaalde kostenvergoedingen niet op een individuele fiche, dan zijn deze niet-aftrekbaar als beroepskosten. Het niet vermelden van de werkelijke kostenvergoedingen zal dan weer leiden tot een administratieve boete.

Opgelet, dus ook indien er geen discussie bestaat over het beroepskarakter van de terugbetaalde kosten, kunnen er dus alsnog problemen ontstaan omdat ze niet vermeld werden op je fiscale fiche.

Managementvennootschappen

Los van bovenstaande ficheverplichting zien we al langer dat er bij fiscale controles vaak moeilijk wordt gedaan over bonnetjes die vanuit de werkingsvennootschap rechtstreeks worden terugbetaald aan de natuurlijk persoon bedrijfsleider.  Hier herhalen we nog even dat het belangrijk is dat zulke kosten bij voorkeur steeds worden betaald via de bankkaart van de exploitatievennootschap of worden afgerekend en betaald door de managementvennootschap die deze dan doorrekent, samen met de uitgevoerde prestaties, aan de werkingsvennootschap.

Meer tips & tricks ?

Lees meer