Vanaf januari verstuur je verkoopfacturen verplicht via Peppol

04/11/25 Vanaf januari 2026 ben je verplicht om je facturen op te maken en te versturen als een e-invoice. Ondernemingen die zich niet hebben voorbereid riskeren boetes.

Bedrijven die vanaf januari 2026 niet in orde zijn met deze nieuwe verplichting kunnen hiervoor boetes krijgen. Die gaan van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede vaststelling naar € 5.000 bij een derde inbreuk. Het is dan ook belangrijk nog voor het jaareinde de nodige stappen te zetten zodat jouw onderneming vanaf januari elektronische facturen kan versturen en ontvangen.

Grotere bedrijven of kmo’s gebruiken vaak al specifieke software om hun processen  te ondersteunen en/of facturen op te maken. Als je al met een facturatiepakket werkt, biedt dit waarschijnlijk de mogelijkheid om via een Peppol Access Point elektronische facturen te verzenden en aankoopfacturen te ontvangen.

Kleinere bedrijven, zoals consultants die slechts een beperkt aantal facturen opstellen, werken hiervoor soms nog met een Word- of Excel-sjabloon. Zij hebben niet altijd de behoefte om deze werkwijze ingrijpend te veranderen en geen nood aan een apart, vaak duur en complex, facturatiepakket. Hiervoor bestaan er goedkopere oplossingen om bv. een pdf laten om te zetten naar het Peppol Ubl formaat en deze via Peppol te versturen. En om inkomende facturen via Peppol te ontvangen.

Er zijn veel aanbieders van facturatiesoftware, maar er is geen uniforme oplossing die voor iedereen werkt. Je zal dus hoe dan ook even moeten bekijken wat voor jouw onderneming de beste keuze is.  Daarom is het belangrijk om te kijken welke optie het beste bij jouw onderneming past.

Dit kan variëren van:

• Het controleren of je huidige software in staat is om facturen via Peppol te verzenden en te ontvangen (voor grotere bedrijven).
• Het gebruik van een eenvoudige tool om bv je Word of pdf-facturen om te zetten naar Peppol-formaat en deze op die manier te versturen en aankoopfacturen vanuit Peppol te verzamelen (zoals Doccle).
• Een uitgebreider beheer- of facturatiepakket (zoals Billit) waarmee je desgewenst ook andere bedrijfsprocessen kan beheren, zoals de opvolging van je betalingen, urenregistratie of voorraadbeheer.

Meestal bieden deze software pakketten tevens de mogelijkheid om de verzamelde documenten vlot, al dan niet geautomatiseerd, door te sturen naar je accountant.

Deze nieuwe verplichting is (nog) niet van toepassing voor facturen aan particulieren of aan buitenlandse bedrijven.

Met deze maatregel wil de overheid meer controle krijgen over gerapporteerde omzetten en btw-invorderingen, en op termijn de administratieve lasten voor bedrijven verlagen. Op korte termijn worden facturen aan andere ondernemers echter nog niet automatisch aan de overheid gemeld, en zal elektronische facturatie bv. de klassieke btw-aangifte niet vervangen.

Voor de volledigheid: een pdf-document is geen elektronische factuur. Een e-factuur is een document dat zodanig gecodeerd is dat het automatisch kan worden ontvangen, gelezen en verwerkt door de software van de ontvanger.  Deze verplichting kadert in een ruimer Europees initiatief dat verdere digitalisatie verplicht en harmoniseert over de landsgrenzen heen. In België verstuur je je elektronische facturen in “UBL2.1formaat” via “Peppol”, het platform at al langer verplicht was in facturatie bij overheidsopdrachten (B2G). Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk met vastgelegde standaarden en toepassingen die e-procurement en e-invoicing vergemakkelijken. Hoewel de registratie bij Peppol gratis is, heb je nog wel aparte software nodig om elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen met Peppol.

Meer tips & tricks?

Lees meer