Vergeet je “algemene voorwaarden” niet

22/02/24 Hoewel het gebruik van “algemene voorwaarden” vanuit juridisch standpunt niet verplicht is, raden we aan hier gebruik van te maken.  Het vermelden van "algemene voorwaarden" heeft immers tal van voordelen.

Zo wordt de eigen contractuele positie op relatief eenvoudige wijze versterkt en het risico van juridische conflicten verkleind.  Het gebruik van “algemene voorwaarden” biedt de mogelijkheid om aan de tegenpartij bepaalde, vanuit het standpunt van de opsteller, voordelige contractuele bepalingen op te leggen.  Ze laten toe om een tijdswinst en kostenbesparing te realiseren en geven een professionele uitstraling aan een onderneming.  Een onderneming hoeft immers slechts haar algemene voorwaarden aan de contractspartij mee te delen, zonder daarover steeds opnieuw te moeten onderhandelen.  Ze zijn dus extra nuttig wanneer er geen afzonderlijk contract werd opgemaakt.  Maak je ook nog een afzonderlijke overeenkomst op, vermeld dan zeker welke tekst in geval van een afwijking voorrang heeft.

Welke bepalingen je wenst op te nemen is vaak een erg persoonlijke keuze, doch hebben meestal minstens een verwijzing naar volgende onderwerpen:

• De leverings- en betalingstermijnen;
• De termijn en wijze waarop uw cliënt een levering of factuur kan protesteren, de samenwerking kan beëindigen;
• De mogelijkheid om bij niet betaling uw leveringen of prestaties te schorsen, reeds uitgevoerd werk onmiddellijk af te rekenen, ook de betaling van niet vervallen facturen te eisen, de aanrekening van interesten en een schadevergoeding te voorzien, enz.
• Hoe lang offertes geldig zijn, tot wanneer een bestelling kan worden geannuleerd;
• Het uitsluiten van de eigen algemene voorwaarden van de klant;
• Welke rechtbank bevoegd is;

Naargelang uw sector of activiteit kunnen natuurlijk nog tal van voorwaarden toegevoegd worden.  Indien je diensten levert is het misschien nuttig dat je duidelijk aangeeft dat het een middelen- of inspanningsverbintenis betreft en geen resultaatverbintenis.  Misschien wens je uw aansprakelijkheid te beperken of een opzegtermijn te voorzien. Of wil je een geheimhoudingsbeding of een bescherming van je intellectuele rechten, dat je cliënt bv. vertrouwelijke informatie niet mag delen met derden, uw teksten niet mag herverdelen, geen samenwerking mag aangaan met je personeel, enz.  Lever je goederen wens je allicht een “eigendomsvoorbehoud” te vermelden, zodat bij niet betaling het eigendom van de geleverde goederen niet overgaat op de koper.  Of wens je bepalingen m.b.t. het transport (aansprakelijkheid, kosten, overmacht,…) te voorzien. Allicht wil je de mogelijkheid voorzien dat je jaarlijkse je prijzen kan indexeren. Enz.

Let wel op dat je geen “onrechtmatige clausules” voorziet.  Een onrechtmatige clausule is een bepaling die bv. een onevenwicht creëert tussen de rechten en plichten van de partijen, door bijvoorbeeld slechts één van de partijen te bevoordelen. Een voorbeeld is het voorzien van overdreven schadevergoedingen bij laattijdige betaling.  Je kan bv. ook niet afwijken van de wettelijke garantietermijnen voor het leveren van goederen aan consumenten, of het de koper onmogelijk maken een verborgen gebrek aan te geven, of de wettelijke herroepings- of bedenktermijn beperken bij online verkopen.  Een clausule die onrechtmatig is wordt als nietig beschouwd.

Bij het opstellen van uw “algemene voorwaarden” dien je er tevens voor te zorgen dat ze duidelijk, leesbaar, en begrijpelijk zijn opgesteld.  Het is immers niet de bedoeling dat ze voor interpretatie vatbaar zijn, of dat bv. het lettertype zo klein is dat de tekst nog amper leesbaar is.

Tegenstelbaarheid

Heb je algemene voorwaarden opgesteld, is het natuurlijk ook belangrijk dat ze “tegenstelbaar” zijn, dat je dus de juridische mogelijkheid hebt hierop een beroep te doen.

Hiervoor moet je “cliënt de voorwaarden immers te kennen en aanvaard te hebben bij het aangaan van de overeenkomst.  Het is dus van groot belang dat deze niet pas tevoorschijn komen op het moment van facturatie, maar bij het aangaan van de overeenkomst, het plaatsen van de bestelling.

De wetgever maakt in deze een belangrijk onderscheid tussen particuliere cliënten en handelaars.

De consument of particuliere cliënt geniet immers een veel grotere bescherming dan de handelaar.  Hij moet de algemene voorwaarden expliciet aanvaarden door voorafgaandelijk de bestelbon of overeenkomst met de duidelijke vermelding van de “algemene voorwaarden” voor “gelezen en goedgekeurd” te ondertekenen.  Of, bij online bestellingen, een vakje “ik accepteer …” expliciet aan te vinken.  Indien de “algemene voorwaarden” staan vermeld op de achterzijde van de bestelbon moet je de cliënt er attent op maken dat hij ze daar kan raadplegen.  De partij die de algemene voorwaarden inroept, moet het bewijs leveren van de kennisname en acceptatie ervan door de medecontractant.

Een handelaar wordt al sneller geacht de algemene voorwaarden, die bv. op een bestelbon afgedrukt staan, te kennen en te aanvaarden.  Deze (impliciete) aanvaarding kan blijken uit de uitvoering van de overeenkomst, handelsgebruiken, betaling of gebrek aan protest.

Probeer hoe dan ook steeds je algemene voorwaarden zo vroeg mogelijk mee te delen via je offerte, bestelbon of overeenkomst.  Zorg ervoor dat ze duidelijk en leesbaar zijn. Als ze bv. staan afgedrukt op de achterkant van een document, vermeld dan vooraan duidelijk dat de op de achterkant vermelde bepalingen deel uitmaken van de overeenkomst en door de koper gekend en aanvaard zijn. Het Hof van Cassatie bevestigde reeds dat de vermelding “mijn algemene voorwaarden zijn te bekomen op eenvoudig verzoek” onvoldoende is.  Ook een loutere verwijzing naar de algemene voorwaarden via een hyperlink op een papieren document, werd door de rechtspraak al als onvoldoende beschouwd.

Dit artikel heeft niet de intentie je een volledig overzicht te geven van de op te nemen clausules en het juridisch kader, maar uw aandacht te vestigen op het belang om “algemene voorwaarden” te voorzien.  Helaas stellen we immers vast dat heel wat ondernemers hier pas aandacht aan besteden nadat er een probleem met een cliënt is geweest en er reeds schade werd geleden.

Algemene voorwaarden kunnen het best worden opgemaakt of nagekeken door een gespecialiseerd jurist.  Ga je zelf aan de slag, steek dan is je licht op bij de voorwaarden die gebruikelijk zijn in jouw sector, met wat gezond verstand kom je al erg ver.

Meer tips & tricks?

Lees meer