Wettelijke verplichtingen bij de opstart van je webshop

16/11/20 Een webshop is buiten een relatief goedkoop en coronaproof verkoopkanaal, ook het visitekaartje van je onderneming.  Hij moet o.a. vlot bereikbaar, gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk te zijn.  Bovendien krijg je te maken met een aantal wettelijke verplichtingen waarvan we in dit artikel de basisprincipes bundelen.

Alvast onze excuses, zo’n brok tekst nodigt niet uit tot lezen, dus naargelang wat je zoekt starten we met wat juridische verplichtingen (die zijn er nu eenmaal), in het midden formuleren we enkele praktische bedenkingen ("wat moet dat kosten") en we eindigen met een fiscaal luikje (maar dat kan je ook vragen aan je accountant).

Informatieplicht

Het opstarten van een webshop brengt een aantal verplichtingen met zich mee, niet in het minst omdat de wetgever een verzwaarde informatieplicht aan de verkoper heeft opgelegd met als doel de consument voldoende te informeren.

De webshop moet duidelijk de identiteit van de verkoper vermelden.  Zo moeten de volledige naam, het adres, het btw-nummer evenals een e-mailadres en telefoonnummer op de site worden vermeld.  Gebeurt de uitbating via een vennootschap, dan moet je ook de vennootschapsvorm, de bevoegde rechtbank (RPR…) en het adres van de maatschappelijke zetel (indien deze verschillend is van het uitbatingsadres) opgeven.  Dit alles lijkt evident, maar vaak moet je vaststellen dat zelfs deze informatie al ontbreekt.  Buiten de wettelijke verplichting om deze gegevens op te nemen op je site, is een duidelijke vermelding van je contactgegevens trouwens de eerste stap om vertrouwen te wekken bij je toekomstige klant en deze te overtuigen bij jou te kopen.

E-commerce is onderworpen aan de wetgeving van de “verkoop op afstand” waardoor de consument voor de bestelling informatie moet krijgen over het product, de voornaamste kenmerken, de prijs (belastingen inbegrepen), de leveringskosten, de levering (al dan niet in voorraad), de wijze van betaling, de leveringstermijn (max 30 dagen), de modaliteiten voor de terugname van het product, de geldigheid van een aanbod of prijs, de retourkost, de wettelijke garantie en het beleid inzake klachtenbehandeling. Ingeval van diensten vermeld je ook de (minimum)duur van de overeenkomst en desgevallend de voorwaarden om de overeenkomst op te zeggen indien het een overeenkomst van onbepaalde duur of met stilzwijgende verlenging betreft.

Alle informatie moet in duidelijke en begrijpelijke taal worden weergegeven op de pagina van het product zelf of via een duidelijke verwijzing naar de algemene verkoopsvoorwaarden die de consument (voorafgaandelijk aan de bestelling) uitdrukkelijk moet aanvaarden en kan bewaren.  Tijdens de bestelprocedure moet informatie gegeven worden over de taal van de verkoopovereenkomst, moet er een overzicht zijn van het verloop van de procedure en moet de consument kunnen aangeven of hij invoerfouten heeft gemaakt en gevraagd worden deze te corrigeren voor de definitieve bestelling.  De consument moet aan het begin van de bestelprocedure weten of er leveringsbeperkingen gelden (bv. regio) en vlak voor de effectieve bestelling er op gewezen worden dat er vanaf dat moment een betalingsverplichting is.  Na de bestelling moet de klant een bevestiging van zijn aankoop ontvangen, ten laatste op de dag van de bestelling (bijvoorbeeld via e-mail).  De bevestiging moet wederom alle relevante informatie omtrent de bestelling bevatten.

Herroepingsrecht

De consument heeft bij e-commerce het recht binnen een termijn van 14 kalenderdagen af te zien van de aankoop en dit kosteloos zonder opgave van reden.  Een schriftelijke mededeling volstaat.  De verkoper heeft de verplichting de consument hierop te wijzen door het recht op verzaking te vermelden op het betalingsbewijs, apart van de verkoopsvoorwaarden.  De verkoper moet ook een modelformulier voor herroeping bijvoegen.  Je kan wel voorzien dat de klant de retourkosten zal moeten dragen.  Indien de consument geen herroepingsrecht heeft op basis van de wet (bv. bij snel bederfbare consumptiegoederen, dringende herstellingswerken, verzegelde programmatuur,…) moet je dit duidelijk vermelden, of eventueel de omstandigheden waarin de klant dit recht verliest (opening verpakking,…).  Bij de verkoop van goederen begint de herroepingstermijn te lopen vanaf het moment dat de goederen fysiek in het bezit van de cliënt zijn, bij diensten is dit de dag waarop de overeenkomst wordt afgesloten.  Indien de consument wenst dat de levering van diensten start voor het einde van de herroepingstermijn, moet je eisen dat de consument daar uitdrukkelijk om verzoekt.

Aansprakelijkheid en privacy

Naast een informatieplicht is ook een “Disclaimer” en “Privacy Clausule” op de website een noodzaak.

Met een “Disclaimer” probeer je de juridische risico’s rondom je website in te dekken.  Het is een bescherming voor de webshop en beperkt de aansprakelijkheid tegenover derden (bv. in geval van typfouten, onbereikbaarheid van de site,…).  Tevens kan je elementen toevoegen m.b.t. de intellectuele eigendomsrechten, beperking aansprakelijkheid,...

Een “Privacy Clausule” moet de consument op een ondubbelzinnige, heldere en begrijpbare wijze informeren over het gebruik van zijn gegevens.  De consument moet weten hoe zijn persoonsgegevens verwerkt worden en wie de verantwoordelijke is voor de verwerking (contactgegevens).  Daarnaast moet hij ook het doel waarvoor de gegevens verwerkt worden kennen.  Een privacy clausule moet de vermelding bevatten dat men het recht heeft zijn gegevens in te kijken en te verbeteren en de procedure om dit te doen.  Enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het aangekondigde doel te bereiken mogen worden verzameld.  Gebruik je deze gegevens voor het versturen van een mailing, vraag hiervoor dan expliciet de toestemming (en voorzie de mogelijkheid om zich vlot uit een mailing uit te schrijven).  De verwerking van deze gegevens moet ook worden gemeld bij de Privacy Commissie.

Gebruik van cookies

Cookies hebben als doel bepaalde gegevens van websitebezoekers te bewaren om de klantenervaring bij een volgend bezoek te verbeteren.  Soms wordt die informatie doorgespeeld aan derden (third party cookies).  Om de consument te beschermen moet hij bij zijn bezoek expliciet de keuze krijgen om al dan niet third party cookies te aanvaarden en zich al dan niet akkoord te verklaren dat gegevens aan derden worden doorgestuurd.  Wanneer een consument persoonsgegevens verstrekt moet je trouwens voldoende maatregelen nemen die een veilige overdracht van die gegevens mogelijk maakt (dit kan oa bewerkstelligd worden door een SSL-Certificaat).

Geen aangevinkte opties

Als je de klant vraagt om bv. de algemene voorwaarden goed te keuren, toestemming om cookies te gebruiken of e-mails te mogen sturen naar de klant (bv. reclame) en u doet dit met een vraag om een vakje aan te vinken, dan mag het vakje niet op voorhand aangevinkt zijn.  De consument moet steeds bewust zijn toestemming kunnen geven en moet het vakje zelf kunnen aanvinken.   Een standaard aangevinkt vakje is niet toegelaten.  Dat het vakje kan afgevinkt worden speelt hierin geen rol.

 

Een website, wat moet dat kosten ?

De gevraagde prijs voor het maken en onderhouden van een website staat niet steeds in verhouding met de kwaliteit van het afgeleverde werk.  Vergelijk dus verschillende spelers en bekijk binnen je netwerk wat hun ervaringen waren bij de opstart van hun website/webshop.  Vind je online een site die je aanspreekt, vraag aan de eigenaar wie de site heeft gemaakt.  Denk op voorhand goed na over de gewenste functionaliteiten, zowel nu als in de toekomst.  Latere aanpassingen zijn vaak in verhouding erg duur (maak hier duidelijke afspraken over).  Zorg bv. voor voldoende mogelijkheden om je producten of diensten uitgebreid te omschrijven, eventueel om te kunnen vergelijken, vragen te stellen, een blog te schrijven, een score aan het product te geven, enz.  En liever dan veel tekst, bespaar niet op foto’s en video, die zijn erg geliefd bij je online koper (het is bewonderingswaardig dat je deze tekst al tot hier hebt gelezen!).

Bekijk ook goed wie je doelgroep is, en met welke stijl zij het best tot aankopen te bewegen zijn (bij wie zou je zelf het snelst kopen?).  Zorg voor een originele en unieke domeinnaam die vlot gevonden kan worden (dat hoeft niet per se je bedrijfsnaam te zijn).  Perceptie is belangrijk, je klant zal zich op basis van je site een beeld vormen van je bedrijf, dus die eerste indrukken heb je volledig zelf in hand.

Buiten de wettelijke verplichtingen (waar trouwens niet alle ontwikkelaars even goed van op de hoogte zijn) is het even belangrijk dat de webdesigner er bv. voor zorgt dat je site mobielvriendelijk is, d.w.z. dat de site vlot te lezen is op bv. het scherm van een smartphone.  En er voldoende aandacht wordt besteed aan de SEO (Search Engine Optimization), zodat je hoog scoort in de organische zoekresultaten van bv. Google.  D.w.z. dat je snel wordt gevonden, zonder te moeten betalen voor een gesponsord zoekresultaat of advertentieruimte.  En een gepast kader creëren is de taak van je webdesigner, je site nadien up-to-date houden is jouw werk.  Frequente updates, nieuwe teksten, linken op sociale media,… laten je site immers stijgen in de zoekresultaten (denk ook goed na onder welke termen je graag online wil gevonden worden en die je dus slim gaat gebruiken in je teksten).  En ga hiervoor niet alleen af op jouw buikgevoel (allicht vind je je eigen ideeën top), vraag ook aan je netwerk en experten wat zij van je site/webshop vinden en sta open voor hun opmerkingen.  Of zoek eventueel een marketingbureau dat bij je past om je te helpen bij je huisstijl, content, enz.

En hou er rekening mee dat een succesvolle webshop tijd vergt.  Je bestaand cliënteel zal je website wel vinden, nieuwe bezoekers/kopers aantrekken duurt helaas wat langer.  Laat ook zeker een link maken met de gratis diensten van Google Analytics en Search Console, dan kan je o.a. dadelijk zien hoeveel bezoekers je website heeft, welke pagina’s het populairst zijn, hoeveel tijd ze doorbrengen op welke pagina’s, enz.  Met deze info kan je je website blijven verbeteren.  En zelfs al heb je geen intentie je producten of diensten online te verkopen, dan nog is een goede website uiterst belangrijk.  Veel consumenten gaan zich immers eerst online informeren, voordat ze in een winkel iets gaan kopen.  En misschien overtuigt je website ze te komen shoppen in jouw fysieke winkel.

Probeer ook snel (en steeds vriendelijk) te reageren op vragen van klanten, en stuur hun bestellingen zo snel mogelijk op.  Consumenten zijn het door de grote spelers gewoon geworden dat hun bestelling vaak al de volgende dag wordt geleverd, dus door je klant twee weken te laten wachten scoor je geen punten.  Vraag nadien aan je klant zijn mening over je site, product en dienstverlening.  En reageer natuurlijk gepast op de reviews die je online krijgt.

Ben je handig en ga je zelf aan de slag om je eigen website te maken, hou dan rekening met de puntjes van dit artikel en ga ook zeker is kijken op bv. de site van Vlaio (link).

Maar wees niet bang om te durven investeren in een goede site, en je te laten bijstaan door experten (webdeveloper, marketeer,..).  Het belang van dit online visite kaartje wordt nog vaak onderschat.  Als we als accountant kijken waarom de verkoop (bij zowel diensten als goederen) bij een klant soms moeilijk loopt, zegt een snelle blik op hun website vaak al genoeg.

Alvast veel succes met jouw online verhaal !

 

Voor de “diehards”, nog de fiscale aandachtspunten van een webshop :

Btw bij verkoop in België

Bij de verkoop van diensten en goederen met levering in België is steeds de Belgische btw-wetgeving die van toepassing is.  U rekent bijgevolg gewoon Belgische btw aan op uw factuur.

Verkoop aan particulieren buiten België

Volgens het algemeen principe is de Belgische btw van toepassing. Indien de verkopen op jaarbasis in een bepaalde lidstaat echter een bepaalde drempel overschrijden, wordt de btw-wetgeving van die lidstaat van toepassing.  Dit betekent dat de verkoper voor de rest van het kalenderjaar en het volgende kalenderjaar btw van de lidstaat van de afnemer moet aanrekenen.  Het gevolg is verplichte registratie als btw-plichtige in het betreffende land om aldaar de btw te betalen.  Voor verkopen aan bv. Nederlandse of Duitse particulieren is deze drempel gelijk aan 100.000 €/jaar.  Maar voor bv. Frankrijk bedraagt deze maar 35.000 €/jaar.  Wanneer de verkopen aan particulieren in een kalenderjaar in een bepaald buurland het drempelbedrag overschrijden, is een registratie voor btw-doeleinden in dat land verplicht.  De drempels in andere lidstaten kunnen verschillend zijn.  Er is hierop wel een uitzondering voor bedrijven actief in telecommunicatie, broadcasting of het verlenen van elektronische diensten aan particulieren, zoals e-boeken, digitale muziek, software, mobiele toepassingen, enz.  Hierbij is de btw altijd verschuldigd in het land van de koper, en moet ook het tarief toegepast worden dat geldt in het land van de koper!  Om dit praktisch mogelijk te maken en te voorkomen dat u zich in alle EU-landen moet registreren, werd het Mini One Stop Shop (MOSS) opgericht.  Als Belgische onderneming kunt u zo alle formaliteiten voor alle lidstaten in één keer in België verrichten.  U moet zich wel voorafgaand registreren.  Vervolgens dient u eenmaal per trimester een elektronische aangifte in met vermelding van de per lidstaat verschuldigde btw.  U betaalt het bedrag van de btw, waarna de fiscale administraties die btw zullen herverdelen en overmaken aan de betrokken lidstaten.

Verkoop aan btw-plichtigen buiten België

Bij de verkoop aan btw-plichtigen met levering in een andere EU-lidstaat is er sprake van een “vrijgestelde intracommunautaire levering”.  De klant moet dan btw betalen in zijn land.  De factuur mag dan ook opgesteld worden zonder aanrekening van enige btw met de vermelding “Btw Verlegd” bij diensten en “Vrij van Btw, intracommunautaire levering art. 39bis WBTW” bij goederen.  Belangrijk voor de Belgische btw-controle is wel dat men een correct en actief btw-nummer van de klant ontvangt in het land waarnaar de goederen worden verzonden (kan je controleren op volgende site : link) en dat de goederen effectief vervoerd worden vanuit België naar die andere EU-lidstaat.

Inkomstenbelasting

Op het vlak van de directe belastingen (personenbelasting of vennootschapsbelasting) zal je op deze inkomsten in België worden belast.  Beschik je echter over een “vaste inrichting” in het land waar de producten worden geleverd (fabriek, kantoor of vaste vertegenwoordiger) zal je onderneming zich ook moeten registeren in dat land en daar belastingen verschuldigd zijn.

Heb je vragen over de fiscale gevolgen van je online verkoop, neem contact om met je accountantskantoor, zij zijn het best geplaatst om in jouw dossier te adviseren.

Opgelet, dit artikel heeft niet de intentie u een volledig overzicht te geven van het juridisch kader van een webshop, maar uw aandacht te vestigen op het belang van bepaalde vermeldingen en principes.  Heb je twijfels en wil je zekerheid, laat je webshop (of bv. Facebookpagina) screenen door een gespecialiseerd jurist.

Meer tips & tricks ? Lees meer

 

Deel dit bericht op:


Andere actua berichten

Vergeet je “algemene voorwaarden” niet

01/12/20 Hoewel het gebruik van “algemene voorwaarden” vanuit juridisch standpunt niet verplicht is, raden wij aan hier gebruik van te maken.  Het opmaken en toepassen van "algemene voorwaarden" heeft immers tal van voordelen.

Lees meer

Belasting meerwaarde bij de verkoop van een gebouw

24/11/20 Bij een (snelle) verkoop van een gebouw in je privé ben je in sommige gevallen belastingen verschuldigd over de gerealiseerde meerwaarde.

Lees meer

Schuldvordering bij een faillissement kan enkel digitaal worden ingediend

06/11/20 Bij het faillissement van een klant moet je uw onbetaalde schuldvordering indienen via de digitale toepassing “RegSol”.

Lees meer